حين تدخلون قاعة الاجتماعات، تقفون بحيرةٍ أمام الكراسي حول الطاولة، وتسألون في قرارة أنفسكم: ما هو أفضل مكان للجلوس؟ هل يجب أن أجلس إلى جانب المدير أم لا؟ إن تحديد مكان الجلوس أثناء اجتماعات العمل مسألة مهمة تحمل في طيّاتها دلالات عدة تفوق تصوراتكم. إليكم "إتيكيت" الجلوس في قاعات الاجتماعات.

ليست كل المقاعد متساوية

في العصور الوسطى، كانت المقاعد حول الطاولة مهمة جداً كونها تحدد أهمية الأشخاص ودرجة نبلهم. وفي معظم الأحيان، كان يتحول النقاش الحادّ حول أماكن الجلوس إلى معارك بالسيوف. ربما لهذا السبب تُوضع اليوم بطاقات تحمل أسماء الحضور على المقاعد في المناسبات الرسمية وسواها. أما في ما يخص اجتماعات العمل، فتُوضع أحياناً ملصقات بأسماء الحضور أو يترك الخيار للمدعوين لتحديد أماكن جلوسهم، فتحتدم المنافسة في ما بينهم، خاصةً أن المقاعد في قاعة الاجتماعات تحدد نظرة الآخرين تجاههم، والدور الذي سيلعبونه خلال الاجتماع. من هذا المنطلق، تحدثت "فانيسا فان إدواردز" في مقال في موقع "بيزنيس إنسايدر" عن قواعد الجلوس أثناء نقاشات العمل. في البداية، أشارت الكاتبة إلى أن الاختصاصي في علم النفس البيئي "روبرت سومرز" هو أول من اكتشف أن المكان الذي نجلس فيه أثناء الاجتماع له تأثيرٌ كبير على بعض المسائل:

• تصوّرات الناس عنكم... كيف تحددون مجالاتكم؟
• مشاعركم تجاه الآخرين وما يُقال في الاجتماع... هل تشعرون بأنكم معنيون في الأمور المطروحة أم مستبعدون؟
• علاقاتكم بالآخرين في غرفة الاجتماع... ما مدى قرب مقعدكم من مقعد المدير؟

الخطوة الأولى: ضعوا خطة لعب عند اختيار المقعد

seats هذا رسم توضيحي لغرفة مؤتمرات نموذجية.

الموضع A :"اللاعب النافذ"

غالباً ما يكون هذا المقعد مخصصاً للمدير، أو للشخصية المهمة VIP، أو للشخص الذي يترأس الاجتماع. هذا التموضع صحيح خاصةً في ظل وجود شاشة خلف الجالسين.

الموضعان C - B "الحليفان"

في العادة، يُنظر إلى الشخص الجالس بجوار المدير على أنه أكثر الداعمين له. وبغض النظر عن مدى صحة هذا الأمر أم لا، من المؤكد أن هذا المقعد يسهل عملية الهمس في أذن المدير، ويعطيكم فرصة أكبر لأن يسمعكم صاحب القرار عندما يكون هناك بلبلة في الغرفة. يعتبر ريتشارد وينترس أن هذين الموضعين مهمان جداً، ويقول: "عندما تختارون الجلوس في هذا المكان، يصبح باستطاعتكم التأثير على مجريات الاجتماع من خلال تقديم المساعدة. بإمكانكم جذب الانتباه نحو مسائل معينة وإبعاد النظر عن مواضيع أخرى. وبإمكانكم أيضاً تسريع أو إبطاء جدول الأعمال".

الموضع D :"الوسطيون"

إذا كنتم تجلسون في الوسط فستعانون من مشكلة في التواصل البصري ومشاركة أقل بسبب طبيعة طاولة الاجتماعات. مع العلم أن هذا المكان يعتبر جيداً إذا أردتم الاختباء من المواجهة. أما إذا اضطررتم إلى الجلوس في الوسط، فاستعدوا حينها للتحدث بصوتٍ عالٍ إذا أردتم إيصال وجهة نظركم بوضوح إلى المدير. وينصحكم موقع "بيزنيس إنسايدر" بالانحناء إلى الأمام، ورفع اليد قليلاً، لكي تضمنوا الحصول على التواصل بالنظر إذا كنتم تسعون لإضافة تعليق مهم على النقاش المطروح.

الموضع E :"المنافس"

في حال قررتم الجلوس مقابل رئيسكم في العمل، فمن الأفضل أن يكون لديكم الكثير لقوله. عادةً، عندما نجلس مقابل شخص ما، نشعر بالمزيد من الاختلاف معه، وهو أمرٌ يجب أن تضعوه في بالكم إذا قررتم الجلوس على هذا المقعد. وإذا أردتم أن تكونوا معارضين، فاستعدوا للتحدث بثقةٍ مع "اللاعب النافذ". أما في حال لم تكونوا في وارد التموضع في خانة المعارضين، وليس أمامكم الخيار سوى الجلوس في هذا المقعد، فكونوا داعمين لمديركم بالكلام أو بالإشارات، كما أنه من المستحب أن تبتسموا أكثر وتعطوا المزيد من التعليقات الداعمة. واللافت أنه في بعض الأحيان، عندما يترأس شخصان الاجتماع، يجلسان على طرفي الطاولة وهذا يعتبر أمراً مهماً لعرض وجهة نظر متوازنة مع تدفق المعلومات من كلا الجانبين.

الموضع F "المتفرجون"

هل تريدون التسلل من قاعة الاجتماع في وقتٍ مبكرٍ؟ هل تحبذون فكرة أن تبقوا Low profile وألا تشاركوا أحداً في وجهات نظركم؟ في حال كان الأمر كذلك، فإن مقعد الهامشيين و"المتفرجين" مناسبٌ لكم. هذا الكرسي هو إلى جانب الباب، ومثالي إذا كنتم مضطرين إلى المغادرة.

الخطوة الثانية: ما هو مزاجكم؟

قبل المشاركة في أي جلسة حوارية، من المهم أن تكون لديكم إجابة ضمنية عن السؤال التالي: "ما هو هدفكم من الاجتماع؟". وجد د.ريتشارد وينترز، طبيب الطوارئ في مايو كلينيك، والمدرب التنفيذي لقادة الرعاية الصحية، أنه في العادة هناك أشخاص يريدون أن يتم رؤيتهم وسماعهم مقابل أشخاص لا يريدون ذلك. وعليه، هناك سلوكان يجب أن نوازن بينهما في أي اجتماع: وضع الانتباه: أريد أن أتحدث كثيراً، وأن يتم سماعي وملاحظة وجودي. وضع التسلل: أريد أن أتحدث قليلاً، لا أريد أن يلاحظني أحد، لا بل أريد الاختباء. ليس أي من الوضعين خاطئاً، لكن من المهم أن يكون التموضع هادفاً. فوضع "التسلل" قد يكون جيداً للاستماع في الاجتماع خاصةً في حال لم يكن لديكم الكثير لقوله على جدول النقاشات، وفي المقابل، يعتبر وضع الانتباه جيداً في حال أردتم أن تلفتوا نظر المدير وتتخذوا دوراً قيادياً. بغض النظر عن الوضع الذي تختارونه، من المهم أن تحددوا هدفكم قبل الدخول إلى قاعة الاجتماع، لأن هذا الأمر سيساعدكم على اختيار أفضل مقعد.

الخطوة الثالثة: التفكير والتصرف بطريقة عملية

via GIPHY هل تذهبون إلى الحمّام بشكلٍ مستمر؟ هل يجب عليكم المغادرة باكراً؟ هل هناك احتمال أن تتلقوا اتصالاً طارئا من أحد الزبائن؟ هل تريدون أن تملأوا كوب قهوتكم بشكل متكرر؟ صحيح أن هذه الأسئلة تفصيلية، لكنها مهمة جداً خاصةً حين تصبح مغادرتكم في منتصف الاجتماع مصدر إزعاج للجميع. وبالتالي، قبل أن تختاروا مقعدكم، فكّروا في جدول أعمالكم وتصرفاتكم، وعمّا إذا كنتم فعلاً بحاجة إلى مغادرة الاجتماع في لحظة ما، إذ ليس هناك أسوأ من شخص يحدث ضجة ليذهب إلى الحمام، والاجتماع في أوجه ومتوقف عند نقطة حاسمة. اختاروا بهذه الحالة الموضع F  أو D بجانب الباب لعدم إزعاج بقية الزملاء أثناء الاجتماع.

الخطوة الرابعة: اجعلوا المدير بوصلتكم

يقترن اختياركم للمقعد بموقفكم من مديركم وصانع القرار. فقبل أن تختاروا مكانكم، يجب أن تعرفوا أهدافكم: فقد كشف بحث من جامعة كورنيل أنه "كلما اقتربتم من شخص ما، شعرتم به أكثر". بمعنى آخر، كلما اقتربتم من مديركم، شعر بتعاطفكم معه، ولكن في هذه النقطة يجب أن تفكروا بما هو أبعد من جلوسكم بالقرب منه. ففي حال كان لديكم الكثير من الأمور لقولها، فيجب أن تختاروا الجلوس في الطرف المقابل، حتى يكون هناك تواصل مباشر في النظر. وبمعزل عن المخاطر التي يحملها هذا التموضع، فقد يكون اختياراً إستراتيجياً جيداً في حال أردتم أن تحدثوا تأثيراً معيناً في مجريات النقاش. via GIPHY

الخطوة الخامسة: مسألة الجانبين: يمين أم يسار؟

بعد تحديد موقفكم من المدير، يأتي السؤال التالي: هل يجب الجلوس إلى يمين صاحب القرار أم إلى يساره؟ إذا أردتم أن يكون صوتكم مسموعاً، فاجلسوا إلى يسار المدير، أما في حال قررتم ألا يلاحظكم أحد، فاجلسوا إلى يمينه. اللافت أن هذه المسألة تنطبق أيضاً على مجالي الأعمال والتدريس. فقد كشفت دراسة أن المعلمين يتجاهلون إلى حد ما الطلاب الذين يجلسون إلى يمينهم، في حين أن الطلاب الجالسين إلى اليسار يحظون باهتمامٍ أكثر، ويكون أداؤهم أفضل. وتشير الأبحاث إلى أن الصفقات تُعقد أكثر عند الجلوس إلى يسار أي عميل محتمل". وعليه، فإن أفضل الخيارات للفت الانتباه هي (A) و (B) و (E)، في حين أن أفضل الخيارات للتسلل هي (D) و (F) و (C).

الخطوة السادسة: الاحتراف في اختيار المقاعد

إذا أردتم أن تكونوا "أسياد المقاعد المثالية"، احرصوا على تطبيق الأمور التالية: الانتباه للتفاصيل: في العادة، يختار الناس الجلوس على المقاعد نفسها، لذا انتبهوا إلى المكان الذي يجلس فيه رئيسكم، وإلى المكان الذي يجلس فيه أكثر المتحدثين واسألوا أنفسكم: هل ترغبون في رؤيتهم جيداً وأن تسمعوهم بصورة أسهل، أو أن تكونوا بعيدين عنهم؟ الوصول باكراً: الوصول إلى غرفة خالية أفضل من الوصول إلى غرفة ممتلئة بالأشخاص، حيث تجدون أنه لم يعد أماكم سوى خيار الجلوس في مقعد المنافس أو مقعد المتفرجين. غياب مقعد على رأس الطاولة: في بعض الأحيان، ندخل إلى غرفة ونكتشف أن قاعة المؤتمرات لا تحتوي على مقعد على رأس الطاولة. قد تكون هذه محاولة لضمان المساواة. ولكن لا تقلقوا! فالمواقع تتبدل قليلاً بحسب "اللاعب النافذ" الذي، عادةً، يتموضع في الوسط.

الخطوة السابعة: نصائح خاصة للحصول على المقعد الأفضل

تقدم فانيسا "فان إدويردز" بعض النصائح المستقاة من تجاربها. القرب يعكس الاتفاق: نعتقد أن الأشياء القريبة بعضها من بعض تكون مرتبطة، وبالتالي إذا جلستم بجانب شخص ما، فإنكم غالباً ما ترتبطون بشكل لا شعوري. ففي حال كان شخص يتحدث كثيراً تجنبوا الجلوس بجواره، أما في حال كان هناك شخص تتفقون معه، فحاولوا أن تجلسوا بالقرب منه. via GIPHY الترحيب: تشير "فانيسا" إلى أنها تحاول دوماً أن تجلس في المقعد المواجه للباب، لكي تبتسم وتلقي التحية على الداخلين إلى الغرفة. هذه طريقة رائعة لإشاعة انطباع أول إيجابي، خاصةً إذا لم تكونوا قد قابلتم الأشخاص من قبل. العروض تغيّر قواعد اللعبة: إذا كان هناك عرض تقديمي، فلا مانع من أن تغيروا اللعبة قليلاً. فمن جهتها، تختار "فانيسا" المقعد الذي يتيح لها رؤية أفضل للعروض ومقدمها. والسبب يعود إلى أن الراحة وسهولة الرؤية أكثر أهمية من التموضع حول الطاولة.

الخطوة الثامنة: ماذا نفعل حين تكون الطاولة مستديرة؟

لا شك أن الطاولات المستديرة رائعة، لكونها الطريقة الأفضل لتوفير الإتصال بالنظر وضمان المساواة بين الموظفين، غير أن المشكلة الوحيدة التي تحصل في الطاولة المستديرة أن "صاحب النفوذ"- إن وجد- يفرض مواقع الجلوس الجديدة، فيجلس المعارض دائماً في مواجهة المدير والحلفاء إلى اليمين واليسار، في حين أن الوسطيين يشغلون باقي المقاعد.