لماذا نفشل في إدارة الوقت؟... ما يجب أن نعرفه لتحسين نوعية الحياة

الوقت عادل، فهو يعطي الغني والفقير 24 ساعة فقط يومياً دون تمييز وتفرقة. كيف نستغل هذه الساعات على أكمل وجه في ظل المسؤوليات اليومية وكثرة المتطلبات دون أن يكون هذا على حساب رفاهيتنا، كقضاء الوقت مع من نحب، أو الحصول على القدر المعقول من النوم أو الذهاب إلى النادي الرياضي أو لعشاء مع الأصدقاء.

بدءاً، من المهم أن نعرف أن قضاء الوقت في التخطيط لكيفية تقسيم مجريات اليوم أو الأسبوع أو حتى الشهر والسنة، سيقلل كثيراً من الوقت الإجمالي الذي نقضيه في إنجاز المهام، وهذه أهم سمات الناجحين، إذ تظهر قدرتهم على التخطيط الجيد وتنفيذ خططهم. ومن المهم أيضاً أن نعرف أن "الجدّية" في الالتزام بالمخطط الزمني الذي نضعه لأنفسنا هي كلمة السر لإدارة الوقت الناجحة.

من رصيف22 نصائح أدوات ترشد إلى تطويع الوقت قليلاً لصالحنا. 

كيف نكتب قائمة مهام "To Do List"

يجب أن تكون القوائم واضحة وشاملة لتنظيم اليوم، فكما ستساعدنا في تقدير أولوياتنا وترتيب سير يومنا، ستساعدنا كذلك في تقدير ما أنجزناه.

•       أحد أنظمة القوائم الموصى بها لتخطيط الوقت هو نظام notecard قبل الذهاب إلى الفراش، نكتب من ثلاث إلى خمس مهام لليوم التالي.

•       العمل بجدية على إنجاز هذه المهام. 

•       في حال إنجاز مهام ليست ضمن القائمة إضافتها على ظهر البطاقة. 

•       في نهاية اليوم، ننظر إلى القائمة وظهر البطاقة لمعرفة مقدار ما أنجزناه. وحتى لو لم نكمل قائمة المهام، فإن مجرد وجودها سيبقينا متحمسين. 

قضاء الوقت في التخطيط لكيفية تقسيم مجريات اليوم أو الأسبوع أو حتى الشهر والسنة، سيقلل كثيراً من الوقت الإجمالي الذي نقضيه في إنجاز المهام، وهذه أهم سمات الناجحين

•       إذا كانت المهام المطلوبة تبدو أكبر من التعامل معها فقد يتسبب هذا بالرغبة في المماطلة. لمنع حدوث ذلك، يمكن تقسيم المهمة الكبيرة إلى مهام صغيرة.

•       يجب أن تقتصر المهام التي توضع في القائمة على الأولويات، من المهم عدم إضافة الكثير من المهام لأن الفئات الأخرى تحتاج أيضاً إلى وقت.

•       من المهم وضع حدود زمنية للمهام، وتحديد فترات راحة خلال اليوم.

•       في كل مرة تُنجز مهمة ضمن الوقت المحدد، يتم تمييزها بعلامة  X، لا تساعد هذه التقنية الأفراد على التركيز بشكل أكبر فحسب، بل تساعد أيضاً في معرفة مقدار الوقت الذي تستغرقه مهام معينة أو يومية. 

التبليغ الذهني

تقول مدربة الحياة هنادي المدهون لرصيف22 إن إدارة الوقت لا يمكن تحقيقها إلا بالإرادة والتصميم، فعندما يقرر الفرد أنه يريد تنظيم وقته فهذه الخطوة الأولى.

التبليغ الذهني بحسب المدهون هو محاولة تفريغ الذهن من الفوضى التي يحملها الشخص على عاتقه كالمتطلبات العملية والمنزلية. المهم البدء بتحديد المهام اليومية من خلال تدوينها، حتى لو كانت مهمة واحدة.

 إذا كانت المهمة المطلوبة أكبر من التعامل معها فقد يتسبب هذا بالرغبة في المماطلة. لمنع حدوث ذلك، يمكن تقسيم المهمة الكبيرة إلى مهام صغيرة 

وتنصح من يريد البدء بالتبليغ الذهني، بأن يجلس مع نفسه لو ساعة يومياً، لمراجعة التراكمات التي يجب إنجازها وتفريغها، وتحديد تراتبية الأولويات. وتشدد المدهون على استخدام المنبه لتذكير عقولنا بالمهام التي يجب إنجازها حتى لو كانت بسيطة.

عندما نستيقظ يمكننا استخدام الهاتف الجوال لتدوين ما نرغب بتحقيقه من خلال استخدام تطبيق المنبه الذي سيقوم بمهمة تذكيرنا، بما في ذلك متابعة مباراة أو مسلسل أو زيارة عائلية.

ومن النصائح التي توجهها المدهون لمن يريد إدخال إدارة الوقت لحياته/ حياتها، هي البدء بعادة جديدة مثل ممارسة الرياضة، أو القراءة. أي نوع من التجديد سيساعد في إعادة برمجة العقل. تقول: "احدى التجارب التي ساعدتها على ضبط الوقت وإدارته، كان لسيدة جميلة ومرحة تتمتع بموهبة الرسم، إلا أنها تزوجت باكراً وصارت طفلتها في الجامعة اليوم. كانت هذه السيدة تُعاني من عدم إيجاد الوقت للرسم، مع أن يومها شبه فارغ، لكن بعد المتابعة تبين أن المشكلة تكمن في طريقة تعامل زوجها معها، إذ كان يحبطها بالنقد الشديد كلما رسمت لوحة، مما جعلها محبطة وكسولة، وتحولت لشخص يتهرب من موهبته بحجة أنه لا يملك الوقت الكافي".

وتشير المدهون إلى وجود أسباب مباشرة لسوء إدارة الوقت كالفوضى والكسل والتراكمات التي تمنع المرء من تنظيم وقته وإنجاز مهامه، وأسباب غير مباشرة كالإحباط والتعب النفسي والفشل التي تقف في مجملها كعقبة بين المرء ومسؤولياته. 

نصائح لتغيير الذهنية

عدم الرد الفوري على الرسائل 

يمكن أن يضيع الكثير من الوقت إذا أجبنا على كل رسالة أو بريد إلكتروني فور وصوله. ستؤدي الإجابات الفورية باستمرار على مدار اليوم إلى تعطيل تدفق العمل. لتجنب ذلك، نجدول عمليتين أو ثلاث عمليات مراجعة ورد للرسائل خلال اليوم.

تحديد النتائج المطلوبة من الاجتماع قبل الاجتماع

الاجتماعات القصيرة أكثر فعالية، للاستفادة من يومنا يجب تجنب إضاعة الوقت في اجتماعات مطولة غير ضرورية عن طريق إنشاء النتائج المرجوة قبل الذهاب. 

الاستفادة من أوقات الانتظار

قد يبدو الأمر بديهياً، لكن لو فكرنا في كل تلك الأوقات التي قضيناها في الانتظار، سنعرف أن بإمكاننا الاستفادة بشكل أفضل من ذلك الوقت. في الانتظار القادم سواء كان في عيادة طبيب، أو في محطة مواصلات عامة، أو لموعد صديق، يمكن تحديد ما نرغب بعمله سواء كانت مهمة مهنية أو شخصية، كالقراءة أو التواصل مع العائلة والرد على المكالمات العائلية. 

يمكن أن يضيع الكثير من الوقت إذا أجبنا على كل رسالة فور وصولها. ستؤدي الإجابات الفورية على مدار اليوم إلى تعطيل تدفق العمل. لتجنب ذلك، نجدول عمليتين أو ثلاث عمليات مراجعة ورد للرسائل خلال اليوم

أن نتعلم قول "لا"

يعتبر قول "لا" من أصعب المهارات التي نتعلمها مع الوقت، ولكن الوقت ثمين ويجب أن يكون له الأولوية. من المهم أن نرفض الانخراط في مشروع أو الالتزام بشيء لن يفيدنا أو يفيد عملنا، إن قول "لا" هو أحد مفاتيح النجاح، ليس فقط لإدارة الوقت في العمل ولكن لصحتنا العقلية أيضاً.

تخصيص أوقات لأنفسنا 

تخطيط الوقت ليس دائماً مرتبطاً بالعمل، فمهارات إدارة الوقت الجيدة تتعلق أيضاً بتحسين نوعية الحياة. لهذا السبب، من المهم تخصيص وقت لتنمية المهارات الذاتية، كالهوايات، والتعلم غير المرتبط بالعمل، واللعب، وقضاء الوقت مع الذات أو مع الأحبة. 

الحياة الصحية كجزء من حياة مثالية

قبل الدفع مقابل التطبيقات التي تساعد على إدارة الوقت، أو المدربين الذين يقدمون هذه الاستشارات، من المهم أن نحاول أولاً إنشاء بعض الهياكل الأساسية في حياتنا اليومية. لا توجد أداة لإدارة الوقت يمكن أن تساعدنا إذا كنا لا ننام أو نأكل بشكل صحيح. لذا من الضروري مراجعة بعض الجوانب الأساسية للإنتاجية وإدارة الوقت.

القول الرائج إن البدء مبكراً هو مفتاح النجاح ليس بعيداً عن الدقة. الاستيقاظ قبل أي شخص آخر يعني أن لديك/ لديكِ المزيد من الوقت في اليوم، مما يتيح توازناً صحياً بين العمل والتمارين الرياضية ووقت الراحة. ومع ذلك، هناك ملاحظة رئيسية هي أن الاستيقاظ مبكراً لا ينبغي أن يأتي على حساب ساعات النوم، فالعقل المتعب هو عقل بطيء وغير منتج. لذا، فإن الاستيقاظ مبكراً يعني النوم مبكراً.

الاستيقاظ مبكراً لا ينبغي أن يأتي على حساب ساعات النوم، فالعقل المتعب هو عقل بطيء وغير منتج 

أحد الأخطاء الشائعة التي يقع فيها من يحاولون تنظيم يومهم بشكل أفضل هي السعي للكمال منذ اللحظة الأولى، بينما المطلوب هو أن نبدأ فقط، فالتحدي الأكبر هو البدء، سواء كان ذلك بسبب الافتقار إلى الثقة أو الأدوات أو الدافع، ولكن كل هذا الوقت الذي يتم قضاؤه في انتظار البدء هو "وقت ضائع".

قد يبدو أن التمارين الرياضية تأتي على حساب وقت العمل أو وقت العائلة، لكن كل الأشياء مرتبطة بعضها ببعض، الرياضة تساعد في الحفاظ على العقل النشيط نتيجة نشاط الدورة الدموية. بالإضافة إلى ذلك، فإن التأكد من أن جسمك متعب قليلاً يسمح لك بتركيز طاقتك العقلية دون الشعور بالقلق، مما يساعدك على استخدام وقتك بشكل فعال.